Firma, która rośnie, prędzej czy później trafia na ścianę skrótów: ERP, WMS, PIM, CRM, MES. Każdy dostawca mówi, że jego system załatwi wszystko, a decydent zostaje z pytaniem, co tak naprawdę jest mu potrzebne i w jakiej kolejności.
Trzy z tych systemów spotykają się najczęściej i najczęściej są mylone: ERP, WMS i PIM. Poniżej pokazujemy, czym zarządza każdy z nich, gdzie się nakładają i jak uniknąć kupowania jednego wielkiego systemu do wszystkiego.
ERP, czyli kręgosłup operacji firmy
ERP (enterprise resource planning) spina finanse, księgowość, zakupy, sprzedaż, stany magazynowe i często kadry oraz produkcję w jednym systemie. To centralne źródło prawdy o tym, co firma kupuje, sprzedaje i ile na tym zarabia.
ERP odpowiada na pytania zarządcze i finansowe. Sprawdza się jako fundament, na którym opierają się pozostałe systemy. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma próbuje obsłużyć w nim wszystkie szczegóły operacyjne, do których nie został zaprojektowany.
WMS, czyli magazyn w szczegółach
WMS (warehouse management system) zarządza tym, co dzieje się fizycznie w magazynie: przyjęciami, lokalizacjami, kompletacją zamówień, pakowaniem i wysyłką. Prowadzi pracownika przez ścieżkę zbierania towaru i pilnuje, żeby właściwy produkt trafił do właściwej paczki.
ERP wie, ile sztuk produktu firma ma w sumie. WMS wie, na której półce i w której lokalizacji ta sztuka leży. Te dwa systemy współpracują: WMS obsługuje operację magazynową i zwraca do ERP zaktualizowane stany.
PIM, czyli jedno źródło danych o produktach
PIM (product information management) porządkuje dane o produktach: opisy, atrybuty, zdjęcia, ceny, tłumaczenia i warianty. Z jednego miejsca zasila sklep internetowy, marketplace’y, katalogi i feedy reklamowe.
PIM wchodzi do gry, gdy firma sprzedaje wiele produktów w wielu kanałach i w wielu językach. Bez niego dane o produktach żyją w arkuszach i w kilku systemach naraz, a każda zmiana wymaga ręcznej aktualizacji w kilku miejscach.
Gdzie te systemy się nakładają
Nakładanie się funkcji jest źródłem większości nieporozumień. Każdy z tych systemów potrafi trzymać część danych o produkcie, ale każdy odpowiada za inny ich wycinek.
- Dane o produkcie: ERP trzyma indeks, cenę zakupu i stan, PIM trzyma opis, atrybuty i media, WMS trzyma lokalizację i jednostki logistyczne.
- Stany magazynowe: ERP zna sumę, WMS zna rozmieszczenie i rezerwacje na poziomie półki.
- Zamówienia: ERP rejestruje zamówienie i rozliczenie, WMS realizuje jego kompletację i wysyłkę.
Trzy systemy w jednym zestawieniu
| Aspekt | ERP | WMS | PIM |
|---|---|---|---|
| Czym zarządza | Finanse, sprzedaż, zakupy, stany zbiorcze | Operacje magazynowe i logistyka | Dane i treści o produktach |
| Kto korzysta | Zarząd, księgowość, sprzedaż | Magazyn i logistyka | E-commerce, marketing, dział treści |
| Kluczowe pytanie | Ile kupujemy, sprzedajemy i zarabiamy | Gdzie leży towar i jak go skompletować | Jak opisać produkt w każdym kanale |
| Typowy moment wdrożenia | Fundament, zwykle najpierw | Gdy magazyn rośnie i rośnie liczba wysyłek | Gdy rośnie liczba produktów i kanałów |
| Z czym się integruje | Ze wszystkim, jako centrum | Z ERP i systemami kurierskimi | Ze sklepem, marketplace i ERP |
Czy potrzebujesz wszystkich trzech?
Rzadko wszystkich naraz i rzadko w tej samej kolejności. O potrzebie decyduje to, gdzie boli najbardziej.
- Rozjeżdżają się finanse i stany: zacznij od ERP.
- Magazyn dławi realizację zamówień: wdróż WMS zintegrowany z ERP.
- Dane o produktach są chaotyczne i wielokanałowe: postaw na PIM.
Klucz leży w integracji. Systemy dają wartość dopiero wtedy, gdy dane przepływają między nimi bez ręcznego przepisywania. Tę warstwę budujemy jako automatyzacje i integracje spinające systemy CRM i ERP z resztą narzędzi firmy.
Najczęstsze błędy przy wyborze
- Kupowanie jednego wielkiego ERP w nadziei, że obsłuży też magazyn i dane produktowe na poziomie, do którego nie został stworzony.
- Wdrażanie systemu przed uporządkowaniem procesu, przez co system utrwala bałagan zamiast go usunąć.
- Brak planu integracji, co kończy się wyspami danych i ręcznym przepisywaniem między systemami.
- Brak jednego źródła prawdy, przez co dwa systemy pokazują dwie różne liczby dla tego samego produktu.
Najczęstsze pytania
Czy ERP zastąpi WMS i PIM?
Częściowo i tylko przy prostych operacjach. Gdy magazyn rośnie albo produktów i kanałów przybywa, dedykowany WMS lub PIM robi to lepiej i szybciej niż moduł ERP.
Od którego systemu zacząć?
Od tego, który rozwiązuje największy dzisiejszy problem. Najczęściej fundamentem jest ERP, ale jeśli wąskim gardłem jest magazyn albo dane produktowe, priorytet się zmienia.
Czy trzeba wymienić obecne systemy?
Nie zawsze. Często wystarczy zintegrować to, co już działa, i dołożyć brakujący element, zamiast wymieniać całe środowisko naraz.
Jak podchodzimy do tego w Devhound
W Devhound zaczynamy od mapy procesów i danych, zanim padnie nazwa systemu. Ustalamy, gdzie jest realne wąskie gardło, dobieramy właściwe narzędzie i projektujemy integracje tak, aby dane miały jedno źródło prawdy.
Gubisz się w systemach i integracjach? Napisz do nas, a rozrysujemy Twoje procesy i wskażemy, co wdrożyć najpierw.
